Hvordan bruker jeg datavalidering for å begrense data i Google Sheets?

Google Sheets er et praktisk verktøy du kan bruke til å samarbeide med dine ansatte, kolleger, studenter og venner. Siden alle som har tilgang til et Google-ark lett kan gjøre endringer i det, kan det komme feil feil og ugyldige data.



La oss for eksempel si at det er en datakolonne på et regneark. En bruker kan gjøre en oppføring i dato- eller tekstformat (det vil si 15/10/2019 eller 15.10.2019). Sistnevnte vil gjøre databeregning og sortering vanskelig.

Den gode nyheten er at med datavalideringsfunksjonen kan du implementere harde kontroller i celler eller spesifikke områder på arket for å forhindre at brukere skriver inn noe som ikke oppfyller parametrene du har angitt.



I denne guiden vil vi diskutere hvordan du bruker funksjonen. Du lærer også hvordan du bruker arkbeskyttelse til å låse et helt ark eller utvalgte områder på det.



Hvordan bruke datavalidering i Google Sheets

Slik legger du til datavalidering i en celle eller et område i Google Sheets:

  1. Start nettleseren din.
  2. Skriv inn https://docs.google.com/spreadsheets/ i URL-linjen og trykk Enter på tastaturet.
  3. Åpne regnearket du vil endre.
  4. Marker cellen eller området du vil validere.
  5. Klikk på Data i menylinjen, og klikk deretter på Datavalidering fra hurtigmenyen.
  6. I vinduet som åpnes utvider du rullegardinmenyen ‘Kriterier’ og velger hvilken type data brukerne kan legge inn i cellene du valgte (for eksempel Dato, Nummer, Tekst og så videre).
  7. Nå, i alternativet 'På ugyldige data:', kan du velge om du vil at en advarsel skal vises når en bruker skriver inn ugyldige data eller bare nekter oppføringen og viser en feilmelding.

Hvis du velger 'Vis advarsel', vil brukeren få beskjed om instruksjonene som er angitt for cellen, men oppføringen blir ikke avvist. Snarere blir den merket med en rød indikator.

Men hvis du velger 'Avvis inndata', vil oppføringen ikke være tillatt, og brukeren vil få en feilmelding som sier: 'Dataene du skrev inn bryter med datavalideringsreglene som er satt i denne cellen.'



  1. Hvis du velger ‘Avvis input’, kan du merke av i avkrysningsruten som sier “Vis validering hjelpetekst:” i alternativet “Utseende”. Skriv deretter inn en nyttig melding som viser brukeren hva som kreves for at dataene skal være gyldige.

Der har du det. Nå vet du hvordan du kan begrense dataregistrering i et regneark.

Slik låser du en kolonne i Google Sheets

Du kan låse celler, områder eller hele regnearket slik at de ikke kan redigeres uten tillatelse.

Følg disse enkle trinnene for å gjøre det:



  1. Start nettleseren din.
  2. Skriv inn https://docs.google.com/spreadsheets/ i URL-linjen og trykk Enter på tastaturet.
  3. Åpne regnearket du vil beskytte.
  4. Merk cellen, kolonnen eller raden du vil låse. Du kan også markere hele regnearket hvis du ønsker det.
  5. Høyreklikk på en av de valgte cellene og velg ‘Protect range…’ fra hurtigmenyen.
  6. I dialogboksen som vises, skriv inn en beskrivelse for cellen eller området du valgte, og klikk deretter på knappen som sier 'Angi tillatelser.'
  7. Nå kan du velge å 'vise en advarsel når du redigerer dette området' eller 'begrense hvem som kan redigere dette området.' Hvis du velger det siste, utvider du rullegardinmenyen og velger om du bare vil ha deg eller andre brukere også for å kunne redigere de valgte feltene.

Vi håper denne guiden har vært nyttig for deg.

Arkbeskyttelse er nyttig når du samler inn data fra brukere, og når du vil sikre at oppføringene i regnearket er fri for feil.

Datavalidering, derimot, sikrer at brukerne ikke sender inn misdannede data. Det er spesielt nyttig når du trenger å sette opp formler eller utføre automatiseringsoppgaver som ikke fungerer som de skal når feil dataformater er brukt.



På det notatet vil vi nå gi deg dette tipset: Hold alltid PCen din beskyttet mot ondsinnede gjenstander som kan forårsake systemkrasj og tap av data. Bruk Anti-Malware til å kjøre en fullstendig systemskanning i dag. Gi deg selv den sjelen du fortjener.

Du er velkommen til å legge igjen en kommentar i delen nedenfor.

Vi vil gjerne høre fra deg.