211service.com
Hvordan husker jeg e-post i MS Outlook for Windows?
Å vite hvordan du husker en e-post i Microsoft Outlook er viktig hvis du jobber på et kontor. Du vil aldri sende en e-post full av pinlige feil, spesielt til seniorene dine. Det kan få deg til å se inhabil, og til og med få lederen til å stille spørsmål ved hvorfor han eller hun ansatt deg.
Selv eldre vil aldri ønske å ødelegge sitt rykte ved å utilsiktet trykke 'Send' eller 'Svar alle' på feil melding. Å holde ut latterliggjøring og skam er noe ingen noen gang vil gjennomgå.
Heldigvis gir mange e-postklienter / e-posttjenester funksjonaliteten til å huske e-post. Ja, selv etter at du har sendt e-posten.
MS Outlook for Windows er en slik e-postklient med denne verdifulle funksjonen. Slik kan du bruke funksjonen til å lagre både ansiktet og jobben.
Steg-for-trinn-guide for å tilbakekalle e-post i Outlook
Å hente e-post i Outlook er ganske grei.
Følg disse trinnene, så ser du det hvordan du husker en e-post i Outlook :
- Se etter meldingen du vil huske ved å åpne mappen Sendte artikler. Å være en nylig sendt e-post, er den øverst på listen.
- Dobbeltklikk på e-posten, så åpnes den.
- Forsikre deg om at du er i Melding-fanen (sjekk toppen av vinduet).
- Finn nå rullegardinmenyen merket 'Handlinger.' Du finner dette ved siden av e-postalternativene, 'Regler' og 'Flytt' på oppgavelinjen.
- Nå, for å huske meldingen, klikk på Handlinger. Klikk deretter på Tilbakekall denne meldingen.
Merk at disse alternativene bare er tilgjengelige hvis du har en Exchange-konto. I visse organisasjoner kan alternativene faktisk bli blokkert av administratorene dine.
For å fullføre operasjonen, følg disse trinnene:
- Du får et tilbakekallingsvindu.
- Her får du to alternativer: å slette uleste kopier av e-posten din eller erstatte den med en mer passende melding.
- Funksjonaliteten gir et alternativ som rapporterer om vellykket eller mislykket tilbakekalling av e-postmeldingen for individuelle mottakere. Velg dine preferanser før du klikker OK.
Hvis valget ditt var å slette meldingen, er prosessen fullført, og du har reddet deg selv fra en potensielt pinlig situasjon.
Hvis valget ditt skulle erstatte meldingen, fortsett med følgende trinn:
- Når du har valgt alternativet for erstatningsmelding, får du et nytt skjermbilde for å komponere den nye meldingen.
- Når du er klar, velger du Send, så starter tilbakekallingsprosessen.
Husk at den gamle e-postmeldingen din ikke forsvinner bare når du sender tilbakekallingsmeldingen.
Så, hva skal gjøres for å få den gamle meldingen til å forsvinne? Mottakerne skal først åpne tilbakekallingsmeldingen før du åpner e-posten du ikke vil at de skal se. Først da vil feil e-post forsvinne. Det er hva som skjer når du husker e-post ved å sende en erstatningsmelding.
Et fiffig lite triks for å få mottakere til å åpne tilbakekallingsmeldingen først, med tittelen tilbakekallingsmeldingen 'URGENT.' Dette skal motivere mottakerne til å åpne den så raskt som mulig.
Hvorfor tilbakekalling av e-post ikke alltid fungerer
Dessverre kan det hende at tilbakekallingsprosessen ikke fungerer som den skal.
Med tanke på de superhurtige Internett-hastighetene vi har for øyeblikket, vil en e-post som sendes ved en feil lande på noens innboks i løpet av sekunder. Hvis mottakeren sitter ved skrivebordet sitt med e-postklienten åpen, vil han sannsynligvis se og åpne den raskere enn du kan huske det.
Og det er ikke det eneste problemet
Flere andre faktorer kan komplisere ting, inkludert:
- Eventuell åpnet e-post kan ikke tilbakekalles. Mottakeren vil imidlertid motta tilbakekallings-e-posten din, og gjøre ham oppmerksom på at du ikke hadde tenkt å sende feil e-post.
- Mottakeren kan ha spesifikke filtre som omdirigerer mottatt e-post til andre mapper i tillegg til innboksmappen. Det gjør tilbakekalling umulig, siden det bare fungerer hvis e-posten er i mottakerens innboks.
- E-post sendt til offentlige mapper har høyere risiko for å bli sett av alle og lavere sjanse for å bli tilbakekalt. Det trenger ikke alle å se e-postmeldingen for at den skal være umulig å huske. Bare en mottaker som merker den som lest, vil gjøre det umulig å huske.
- Denne Outlook-tilbakekallingsfunksjonen fungerer ikke på e-post sendt til andre e-postklienter, for eksempel Gmail. Det fungerer bare for e-post sendt i Outlook. Derfor vil du sannsynligvis begrense kommunikasjonen i Outlook for å være trygg.
- Funksjonaliteten vil være problematisk når du arbeider med forskjellige versjoner av Outlook. Dette er tilfellet hvis du bruker Outlook på mobile enheter med Exchange ActiveSync-innstillingene. Og det blir enda verre hvis mobiltelefonen din er frakoblet.
- Hvis PC-en din har ytelsesproblemer, vil den være treg. Datamaskinen din kan ikke svare på en stund, noe som gjør det vanskelig å huske en e-post raskt. Derfor bør du stille inn PC-en din for topp ytelse ved å bruke et nyttig verktøy som BoostSpeed.
Tatt i betraktning disse utfordringene, ser den verdifulle funksjonen tross alt ikke så gunstig ut.
Hva om tilbakekalling av e-post ikke fungerer? Er det noe annet som vil hjelpe?
Du har absolutt ett alternativ til: skriv en oppriktig unnskyldning. Det er mer sannsynlig at folk på den andre siden forstår situasjonen din og ikke støter.
Enda bedre, du kan ta forholdsregler for å unngå et slikt scenario i fremtiden.
Den beste forholdsregelen er å dobbeltsjekke e-postene våre før du sender dem. Aldri haste med å sende engang presserende meldinger. Les dem to eller tre ganger.
Og hvis du føler at du trenger et enda mer fullstendig forholdsregel, kan du stille e-postmeldingene dine til forsinkelse når du sender dem. Følg disse trinnene for å bruke disse innstillingene:
- Gå til Fil.
- Velg Administrer regler og varsler.
- Velg Ny regel.
- Hopp over forhold og start fra Blank Rule. Dette sikrer at du dekker alle e-poster.
- Velg nå Utsett levering med et antall minutter.
Hvis e-postene dine forsinkes med noen minutter, har du god tid til å vurdere å sende dem på nytt. Og det vil sannsynligvis gi deg nok tid til å huske de du sendte.
Du vet nå hvordan du husker e-postene dine og hva du skal gjøre for å unngå situasjonen i fremtiden.