Hvordan laster du ned alle e-poster fra serveren i Outlook?

Outlook er det primære e-postgrensesnittet for brukere av Microsoft Exchange Server. Det synkroniseres med serveren for å hente og sende e-post raskt og enkelt. Det spiller ingen rolle om e-postklienten din er Outlook.com, Hotmail eller til og med en tredjepart som Gmail, du kan enkelt konfigurere kontoen din og begynne å sende alle disse arbeids-e-postene.

Siden det er e-postene dine, vil du selvfølgelig ønske å kunne åpne dem når som helst. Du kan stole på at Outlook viser hvilken som helst e-post du trenger, uansett hvor mange måneder det har gått siden du skrev den. Eller kan du? Som det viser seg er ting ikke så enkle. Outlook viser ikke alt som standard: de fleste e-postene dine forblir på Microsoft Exchange Server, mens bare en del blir gjort tilgjengelig for deg i Outlook.

Hvis du bruker Outlook 2019, 2016, 2013 eller Outlook for Office 365, kan du ikke få øyeblikkelig tilgang til de eldre e-postmeldingene dine uten å endre innboksinnstillingen. Selv om e-postadressen din blir oppbevart på serveren for alltid hvis du ønsker det, kan du forvente at det også er praktisk å ha en lokal kopi. Slik Outlook er konfigurert, laster det imidlertid ned opptil 12 måneder av e-postene dine til din lokale disk. Hvis du trenger å lese e-postmeldinger eldre enn denne datoen, må du ta de nødvendige tiltakene for å tvinge Outlook til å laste dem ned fra serveren.

Hvorfor har Outlook en nedlastingsgrense for e-post?

Du lurer kanskje på hvorfor situasjonen er slik. Det er fordi Microsoft Office gjør noen intelligente innstillinger når det er installert på systemet ditt. Den sjekker all maskinvaren din og foretar de nødvendige justeringene for å la programmet kjøre optimalt på systemet. Når det gjelder Outlook og bedriftens e-post, brukes kontrollene den utfører på maskinvaren din for å angi nedlastingsparametere.

Tydeligvis prøver den å hjelpe, men programmet kan bli forvirrende. Etter å ha sjekket harddisken for å verifisere hvor mye plass som er igjen, justerer den automatisk tidsfristen som bestemmer hvor mange av e-postene dine som beholdes lokalt. Jo mer diskplass som er tilgjengelig, jo flere måneder med e-post blir lastet ned. Beregningen gjøres i henhold til følgende formel:

• Hvis ledig diskplass er opptil 64 gigabyte, blir opptil 12 måneders e-post automatisk lastet ned til datamaskinen din.
• Hvis ledig diskplass ligger et sted mellom 32 gigabyte og 64 gigabyte (ikke inkludert noe av nummeret), blir tre måneders e-post automatisk lastet ned til datamaskinen din.
• Hvis mengden ledig plass på disken er mindre enn 32 gigabyte, beholdes bare en måneds verdi av e-post på datamaskinens lokale lagring.

Du lurer kanskje på hva oppstyret handler om og hvorfor innstillingen ikke bare kan settes til å 'laste ned alle e-poster' eller noe lignende. I motsetning til hva mange tror, ​​kan e-post ta mye lagringsplass. De som fører travle e-postladede liv, opplever ofte at enormt mye plass er tatt opp av både sendte og mottatte e-poster. Hvis du ikke overvåker diskbruken din, kan du våkne for å finne ut at all plassen din er blitt slukt av virksomhetskorrespondansen din.

Microsoft vet dette også. Derfor er Office designet for automatisk å justere lagringsparametere, for eksempel standardgrense for lokal e-postlagring for Outlook. Vanligvis er dette greit; sjansen er at du ikke har mye behov for e-post fra svunnen tid. Dessuten, uavhengig av innstillingen, får du fortsatt lokal tilgang til oppgavene dine, kalenderavtaler og kontakter.

Husk at effekten av denne innstillingen er avhengig av typen e-postklient du bruker. Hvis du bruker en av Microsofts hjemmelagde e-postleverandører som Hotmail, Outlook eller 0365, påvirker innstillingen hvor mange e-poster som er tilgjengelige lokalt. Det samme prinsippet gjelder for de fleste populære forretnings-e-posttjenester rundt. Men hvis du tilfeldigvis bruker en offentlig leverandør som Gmail, Yandex eller Yahoo, vil du ikke ha denne bekymringen, siden innstillingen ikke vil ha noen effekt. Alle e-postene dine på Microsoft Exchange Server vil ha en lokal kopi lagret på datamaskinens interne lagring.

Hvordan få Outlook til å laste ned alle e-poster fra serveren

Serveren her refererer naturlig nok til Microsoft Exchange Server. Mens noen virksomheter kjøper lisens for å være vert for en Exchange-server i lokalene, henvender andre seg til en tredjeparts Exchange-as-a-Service-serverleverandør. Populariteten til Exchange Online, en skyversjon av tjenesten Microsoft selv er vert for, øker også.

Uavhengig av Exchange-modus, forblir hovedfunksjonen den samme: en agent for overføring av meldinger som sender e-post mellom datamaskiner. Meldingene blir lest i begge ender ved hjelp av en e-postklient, i dette tilfellet Outlook.

I hovedsak lagres alle e-postmeldingene du noen gang har sendt og mottatt, på Exchange Server til evig tid, ved å bruke Exchange. Selvfølgelig er den evige oppbevaring av e-postene dine underlagt ting som skylagringsgrenser for individuelle kontoer og kontinuerlig bruk av kontoen. Poenget er fortsatt at du under normale omstendigheter fremdeles kan se e-postene dine, inkludert de virkelig gamle, selv om de ikke er lagret på datamaskinen din.

Så hva kan du gjøre for laste ned alle e-postmeldingene fra serveren til Outlook? Hvis du ønsker å se alle e-postene dine i Outlook, er det to måter.

Metode 1: Bruk 'Mer' -linken i Outlook

Outlook for Office tilbyr en enkel måte å utvide antall e-poster som vises i en mappe. Forutsatt at du har vedlikeholdt kontoen i lang tid eller har en lang e-postlogg, vil appen vanligvis bare vise de siste e-postene. Men du kan tvinge Outlook til å laste ned alle IMAP-e-poster - eller vis dem, i det minste.

Når du er i en mappe som Innboks eller Sendt i Outlook og blar nedover, når du snart slutten av e-postene som vises. Akkurat der vil du se en melding om at du kan klikke på lenken for å se flere meldinger:

Det er flere elementer i denne mappen på serveren

Klikk her for å se flere e-poster på Microsoft Exchange

Når du klikker på 'Klikk her for å se flere e-poster på Microsoft Exchange' -linken, vil Outlook laste ned resten av e-postene for den mappen til datamaskinen din. Dette fungerer bare hvis du har en internettforbindelse. I tillegg lastes bare e-postene til en bestemt mappe ned. Dermed, hvis du er i mappen Sendt, får du bare alle e-postmeldingene du noen gang har sendt.

Dette prinsippet gjelder hvis du søker i postkassen. Når du skriver inn søket ditt og resultatene vises, hvis det er mange e-poster som samsvarer med søkeordet, kan du se følgende nederst på resultatsiden:

Viser nylige resultater ...

Mer

Ved å klikke på Mer-lenken lastes ned resten av e-postene som samsvarer med søket ditt.

Hvis du vil se alle e-postene dine i en bestemt mappe på et øyeblikk, kan du logge på kontoen din via webappen for Outlook. Det tar deg til Microsoft Exchange Server-grensesnittet for kontoen din, og du kan se alt som er lagret der.

Metode 2: Endre innstillingen 'Mail for å holde seg frakoblet' i Outlook

Dette er innstillingen som bestemmer hvor mange måneder e-postmeldinger Outlook har på datamaskinen din. Husk at dette bare fungerer når du bruker en e-postklient fra Microsoft eller en anerkjent leverandør av e-posttjenester. Du kan utvide antall beholdte e-poster eller redusere det, til og med. Du kan også be Outlook om å lagre hver og en av e-postene dine lokalt.

Ifølge Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook for Office 365 gir alternativene 1, 3, 6, 12 eller 24 måneder eller Alle. Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook for Office 365 gir tilleggsalternativene 3 dager, 1 uke og 2 uker.

Uten videre, her er hva du trenger å gjøre:

• Start Outlook-applikasjonen.
• Gå til Fil-fanen.
• Velg rullegardinalternativet Kontoinnstillinger.
• Når alternativet er utvidet, velger du Kontoinnstillinger.
• Velg fanen E-post i vinduet Kontoinnstillinger.
• Hvis du har flere kontoer i Outlook, vil de vises her. Velg innstillingen du vil justere, og klikk deretter på Endre-knappen.
• Dialogboksen Endre konto vises. Forsikre deg om at avkrysningsruten Bruk bufret Exchange-modus er avmerket.
• Flytt glidebryteren 'Mail to keep offline' til ønsket antall år, måneder, dager eller uker. (Hvis glidebryteren er gråtonet, kan administratoren din ha blokkert deg fra å endre innstillingen.)
• Klikk på Neste-knappen.
• En popup vises der du blir bedt om å bekrefte konfigurasjonsendringen. Klikk OK.
• Klikk Fullfør og start Outlook på nytt.

Du skulle snart se en melding om at 'Mappene dine er oppdaterte' nederst i Outlook. Dette vises først etter at Outlook er ferdig med å laste ned alle meldingene dine fra Microsoft Exchange Server.

Velg alternativet Alle hvis det er nok lagringsplass. Innstillingene dine skal samsvare med mengden plass på disken. Hvis du velger alternativet for å laste ned all e-post til en disk med begrenset plass, er problemer uunngåelige. Vi anbefaler at du først sletter alle uønskede gjenstander fra lagringsplassen for å frigjøre mer plass.

Naturligvis kan det være vanskelig å bestemme hva du skal fjerne fra lagringsplassen din, så vi er her for å hjelpe deg. Visste du at bortsett fra de åpenbare filene på systemet ditt, er det også søppelfiler som ikke tjener noe formål bortsett fra å blåse opp lagringsbruken din? Selvfølgelig vil du bli kvitt dem, men det kan være et problem å finne ut hvor de er.

For å løse dette problemet anbefaler vi at du laster ned BoostSpeed. Denne programvaren er designet for å feie ut alle typer PC-søppel, for eksempel unødvendige system- og bruker midlertidige filer, nettleserbuffer, ubrukte feillogger, resterende Windows Update-filer, unødvendig Microsoft Office-cache og mye mer. Etter en skanning vil du legge merke til de ekstra gigabyte diskplass som er gjenvunnet. Som en bonus finner og fjerner BoostSpeed ​​alle årsaker til nedgang i systemet, og sørger for at PC-en din fungerer bedre og mer stabil enn før.